Du bringst mit:
- Eine selbstständige und aufmerksame Art und Arbeitsweise
- Klare und freundliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch
- Gute MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung mit BMD von Vorteil
- Interesse diese Position ganztägig zu verantworten, freitags nur bis 12:00 Uhr
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GHP Steuerberatung GmbH
Vollzeit | Teilzeit
Dein Job – spannend & verantwortungsvoll:
- Du führst, organisierst und koordinierst sämtliche Office- und Back-Office-Prozesse in unserer Steuerberatungskanzlei mit rund 40 Mitarbeitenden
Dabei gehört insbesondere zu deinem Aufgabenbereich: - Abwicklung von KYC-Prozessen unserer (Neu-) Mandant:innen
- Datenmanagement im Austausch mit Behörden, Institutionen
und Banken - Organisation von Meetings, Terminen, Reisen, internen und externen Events
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DEINE VERANTWORTUNG
- Eigenverantwortliche Organisation klassischer Büroabläufe
- Telefonmanagement und Bearbeitung des E-Mail- und Schriftverkehrs
- Verwaltung des Postein- und ausgangs, inklusive Ablage
- Kassaeingang und unterstützende administrative Tätigkeiten
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AUFGABEN:
- Planung und Optimierung des Personal-, Maschinen- und Materialeinsatzes
- Koordination und Unterstützung unserer internen Abläufe und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen
- Tägliche Abstimmung mit Kunden und internen Abteilungen
- Unterstützung des Bereichsleiters bei der Optimierung der Prozesse
- Bearbeitung administrativer Aufgaben, einschließlich Datenpflege und Dokumentation, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen
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Deine Aufgaben
- Organisation und Koordination der Abläufe im Büro
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im administrativen Tagesgeschäft
- Verantwortung für Bestellungen, Dienstleister und Fuhrpark
- Organisation von Meetings, Reisen und Firmenevents
- Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung (z. B. Spesenabrechnung)
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Einige deiner Aufgaben:
- Operative und fachliche Leitung des Front Office Bereichs (Rezeption, Guest Relations, Night Audit)
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen allen gästenahen Bereichen sowie zur Hoteldirektion
- Erste Management-Eskalationsstufe für Gästereklamationen, besondere Gästefälle und sensible Situationen im Haus
- Aktive Präsenz im Betrieb sowie Vorbildfunktion im Auftreten, in der Kommunikation und im Führungsstil
- Strukturierte Erfassung, Priorisierung und Weitergabe von Gästeinformationen, Besonderheiten und operativen Herausforderungen
- Führung, Motivation, Schulung und Weiterentwicklung des Teams
- Erstellung und Überwachung von Dienstplänen, Zeiterfassung und Urlaubsplanung
- Sicherstellung der konsequenten Einhaltung aller Service-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards am Front Office
- Aktive Mitwirkung an der Analyse, Weiterentwicklung und nachhaltigen Implementierung von Prozessen und Qualitätsstandards im Rooms-Bereich
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Einige deiner Aufgaben:
- Operative Mitverantwortung für den Front Office Bereich inkl. Tageskoordination, Ablaufsteuerung und Schichtorganisation
- Aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft zur Sicherstellung eines konstant hohen Service- und Qualitätsstandards
- Unterstützung des Front Office Managers bei der Umsetzung und Sicherstellung aller Service-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards
- Professioneller Umgang mit Gästereklamationen sowie lösungsorientierte Betreuung anspruchsvoller Gäste im Rahmen der operativen Verantwortung
- Strukturierte Erfassung, Priorisierung und Weitergabe relevanter Gästeinformationen und operativer Herausforderungen an den Front Office Manager
- Enge Zusammenarbeit und reibungslosen Informationsflusses zwischen allen gästenahen Bereichen zur frühzeitigen Erkennung und Lösung operativer Themen
- Unterstützung bei der Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubskoordination
- Mitwirkung bei der Einarbeitung, Schulung und Weiterentwicklung neuer Mitarbeitender
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Deine Aufgaben:
- Eigenständige und eigenverantwortliche Verwaltung eines eingeführten Liegenschaftsstamms
- Organisatorische, technische und rechtliche Betreuung
- Kontakt mit Eigentümern und Mietern
- Troubleshooting bei dringenden Problemfällen und Abwicklung von Versicherungsschäden
- Vorbereitung, Koordination und Durchführung von Eigentümerversammlungen
- Führen aller liegenschaftsrelevanter Korrespondenzen
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Deine Qualifikationen
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung an der Rezeption, idealerweise mit Erfahrung als Teamlead
- Eine abgeschlossene, fachspezifische Ausbildung, gerne auch HAK, HAS etc.
- Ausgezeichnetes Fachwissen sowie unternehmerisches Denken und Kostenbewusstsein
- Fundiertes Führungswissen und hohe Sozialkompetenz
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Erfahrung mit dem Hotelprogramm MEWS sind von Vorteil, sehr gute Microsoft Office Kenntnisse setzen wir voraus
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
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