Das bieten wir Ihnen:
- Abwechslung und ein starkes Team
- Gleitzeitmodell möglich
- Vereinbarkeit von Beruf- und Privatleben
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Finanzielle Unterstützungsleistungen (z.B. für Pendlerinnen und Pendler, zum Mittagessen)
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Dein Aufgabenbereich
- Durchführung von einfachen betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten, insb. Administration und Begleitung von Projekten, kommunikative Schnittstelle zu firmenexternen und -internen PartnerInnen
- Unterstützung bei der Akquisition und Pflege von Kunden, Vertragsabwicklungen, Projektanbahnungen und -abwicklungen
- Aufbereitung von Entscheidungs-, Meetings- und Präsentationsunterlagen
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Terminorganisation, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
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Deine Aufgabengebiete
- CRM Datenbankpflege und Korrespondenzabwicklung
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungslegung
- Office Management, Unterstützung bei der Kassaführung und Parkplatzverwaltung, telefonische Information und Vermittlung
- Unterstützung bei der Erstellung von Aussendungen, Unterlagen und Dokumenten sowie im Verkaufsinnendienst
- Übernahme diverser unterstützender Aufgaben bei der Messedurchführung
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ITR Austria GmbH
Vollzeit | Teilzeit
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Paket, ERP System)
- Kommunikationsfähige Englischkenntnisse
- Freundliches und professionelles Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt
- Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich in eine vielseitige Position einzuarbeiten
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und gepflegte Umgangsformen
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Unser Angebot
- Abwechslungsreiche Herausforderung
- Arbeit in kollegialem Team mit flachen Hierarchien
- Gestützte Kantine
- Sichere Arbeitsstelle in einem etablierten österreichischen Familienunternehmen mit Du-Kultur
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) unter Berücksichtigung Deiner individuellen Bedürfnisse und Möglichkeit zum Homeoffice
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Ihre Aufgaben:
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Zuständig für den telefonischen, schriftlichen und persönlichen Kontakt mit unseren Kunden und Lieferanten, sowie den jeweiligen Behörden am Empfang -
Selbstständiges, grammatikalisch und korrektes Bearbeiten der Geschäftskorrespondenz (wie E-Mail, Briefe, Diktate, Angebote, Protokolle, Schadensmeldungen etc.) -
Bearbeiten von administrativen Aufgaben und Unterstützen der Abteilungsleiter und Standortleitung -
Organisation des Büros und der Ablage sowie Verantwortlich für die Verwaltung und Aktualisierung von Dokumenten und Listen -
Verteilen der Post, Erfassen der Eingangsrechnungen und ggf. Nacherfassen bei Mahnungen -
Beantwortung von Auskünften und Kundenanfragen oder Reklamationen -
Überwachen und Koordinieren der Termine und Abläufe von Eigentümerversammlungen, Meetings und Onlinekonferenzen.
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Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers
- Zeitmanagement, Planung und Organisation von Reisen für den Geschäftsführer
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung der Termine sowie Erstellung von Agenda und Protokoll
- Anmeldung, Empfang und Betreuung der Besucher
- Erstellung beziehungsweise Vorbereitung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen
- Abwicklung der Korrespondenz
- Allgemeine Büroorganisation wie Bestellungen von Büromaterial etc.
- Mitarbeit bei Projekten
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Das zählt zu Ihren Aufgaben
- selbstständige administrative Betreuung des Instituts und der Core Facilities am CCB (Personalagenden, Führung des Rechnungs- und Bestellwesens, Budgetverwaltung, Abrechnung der Projektmittel, Mitarbeit bei der Organisation von Kongressen, Administration von Studierenden- und Lehragenden)
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Deine Aufgaben:
- Assistenz der Geschäftsleitung und Unterstützung des gesamten Teams
- Empfang und Betreuung unserer Kunden
- Organisation und koordination unserer Terminvereinbarungen, Telefonmanagement und allgemeine Sekretariatstätigkeiten
- Prüfung und Vorerfassung von Eingangsrechnungen
- Langfristige Perspektiven und Möglichkeiten, dich weiterzuentwickeln (Lohnverrechnung, Buchhaltung, ...)
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Ihre Aufgaben im Überblick:
- Selbstständige Bearbeitung der laufenden Buchhaltungsvorgänge
- Verantwortliches Führen des Mahnwesens
- Durchführung des Zahlungsverkehrs einschließlich der notwendigen Zollformalitäten
- Unterstützung bei der Erstellung von Controlling-Berichten und Analysen
- Umfassende administrative Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen Belangen
- Eigenständige Verwaltung von Verträgen und die Koordination von Bestellprozessen im Einkauf
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Dein Job
- Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben wie Terminkoordination, Schriftverkehr, Telefondienst
- Interne Rechnungslegung
- Unterkunftsorganisation für unser Montageteam
- Organisation von Schulungen und Dienstreisen
- Vor- und Aufbereitung von Berichten und Aufstellungen
- Unterstützung bei der Einsatzplanung unserer Montageteams
- laufende Datenpflege, Dokumentation & Archivierung
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