Business Operations Coordinator (m/w/d)

Struktur, Klarheit & Ownership – die Basis für Wirkung und Fortschritt.

Über Evergreen Media

Potenzial entfalten. Digitales Wachstum vorantreiben.

Evergreen Media ist ein internationales Beratungsunternehmen für digitales Wachstum. Wir arbeiten mit mittelständischen Unternehmen, etablierten Marken und internationalen Konzernen – darunter Organisationen auf Fortune-50-Niveau – an der gezielten Weiterentwicklung ihrer digitalen Präsenz in einer KI-Welt.

Unser Schwerpunkt liegt auf Suchmaschinenoptimierung (SEO), Generative Engine Optimization (GEO), Content-Marketing, digitaler PR und Paid Media. Wir helfen Unternehmen, digitale Sichtbarkeit strategisch zu steuern, Marktpotenziale zu erschließen und langfristige Wettbewerbsvorteile aufzubauen.

Deine Rolle bei uns

Du sorgst dafür, dass Prozesse laufen, Zahlen stimmen und das Team in einem Umfeld arbeitet, in dem alles funktioniert – von der vorbereitenden Buchhaltung bis zur Eventplanung.

Du bist kein „Support“, sondern ein Steward der Strukturen: Du erkennst, wo Abläufe verbessert werden können, schaffst Klarheit und hältst das System in Bewegung, statt es zu verwalten.

Dabei arbeitest du direkt mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst Verantwortung in Bereichen wie Buchhaltung, Administration, HR und Office Management. Als Schnittstelle zu Partnern und Lieferanten bist du kein bloßer Vermittler, sondern gestaltest Beziehungen aktiv – mit Klarheit, Verlässlichkeit und einem Gespür für gemeinsame Lösungen. Du denkst mit, handelst eigenständig und löst Probleme, bevor sie entstehen.

Deine Aufgaben

🔹 Buchhaltung & Rechnungswesen

• Vorbereitung der Buchhaltung: Belege sammeln, strukturieren und für die externe Buchhaltung aufbereiten
• Unterstützung bei Rechnungslegung, Mahnwesen und Auswertungen
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Steuerberatung
• Aktualisierung von Abläufen (Belegfluss, Ablage, Fristen) und Optimierung gemeinsam mit der Steuerberatung
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Finanzdaten und Dokumenten

🔹Assistenz, Administration & Office Management

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten, Recherchen und Angebotseinholungen
• Kommunikation mit Partnern, Anwälten und Dienstleistern
• Organisation von Meetings, Reisen und internen Events
• Verantwortung für das Office (Bestellungen, Infrastruktur, Abläufe)
• Koordination von Projekten und internen Prozessen - von der Angebotseinholung bis zur Umsetzung
• Standardisierung und Optimierung interner Prozesse (z. B. Lieferanten, Ablage, Checklisten)

🔹 HR-Unterstützung & Prozesse

• Vorbereitung von Verträgen, Stundenlisten und relevanten Unterlagen
• Pflege von Mitarbeiterdaten und administrativer HR-Dokumente
• Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder
• Sicherstellung von Datenhygiene, Rechtemanagement und Vertraulichkeit

Wen wir wirklich suchen

🔹 Fachliches Profil

• Berufserfahrung in Administration, Office Management oder Rechnungswesen
• Strukturierte, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Tools wie Excel/Sheets, digitalen Ablagesystemen und Kommunikationstools
• Sehr gute Deutschkenntnisse und C1-Englischkenntnisse in Schrift und Kommunikation
• Verständnis für Buchhaltungsthemen und Personalprozesse von Vorteil

🔹 Mindset & Haltung

Bei Evergreen Media zählt nicht Aktionismus, sondern Wirkung. Du arbeitest nicht auf Zuruf, sondern mit unternehmerischem Denken, Klarheit und Eigenverantwortung. 

Du wartest nicht, bis dir jemand sagt, was zu tun ist – du siehst, was getan werden muss.
Du handelst eigenverantwortlich, stellst die richtigen Fragen und findest Lösungen.
Du willst verstehen, wie Dinge funktionieren, und sorgst dafür, dass sie funktionieren.
Du hinterfragst Gewohnheiten, bist zuverlässig, diskret und bringst Ordnung in komplexe Situationen.
Du packst an, wo es nötig ist, priorisierst das Wesentliche und bringst Dinge zu Ende.

Was dich bei uns erwartet

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Persönliches Wachstum durch Verantwortung in vielfältigen Projekten
• Werteorientiertes Umfeld: Eigenverantwortung, Mut, Neugier & Exzellenz
• Repräsentatives Büro in Innsbruck mit fokussierter Arbeitsumgebung
• Attraktive Benefits: Wahlweise Jobticket oder Essensgutscheine
• Regelmäßige Team-Events und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kurze Wege, klare Entscheidungen, Verantwortung statt Mikromanagement.
• Ein Umfeld, das Wirkung belohnt, nicht Beschäftigung.

Bewerbung & Gehalt

Wir bieten dir eine unbefristete Vollzeitstelle mit einem attraktiven Einstiegsgehalt ab 3.200 € brutto pro Monat. Abhängig von deiner Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.

Schick uns neben deinem Lebenslauf ein Motivationsschreiben, in dem du (in ca. 5-10 Zeilen, kurz und klar formuliert) ein konkretes Beispiel beschreibst, wie du in der Vergangenheit einen chaotischen Prozess stabilisiert hast. Sende deine Bewerbungsunterlagen an: christina.kniewasser@evergreen.media 

Wir suchen keine Verwalter, sondern Gestalter – Menschen, die Strukturen schaffen, in denen Exzellenz selbstverständlich wird. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen