Das solltest du mitbringen
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abgeschlossene kaufmännische Ausbildung -
Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Bereich Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung -
Finanzbuchhaltungsprüfung -
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) -
ausgezeichnete EDV - Anwenderkenntnisse (Excel, Word etc.) -
Affinität für Zahlen -
Team– und kommunikationsfähig, organisationsstark, lernbereit -
selbstständige, verantwortungsvolle und sorgfältige Arbeitsweise
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Das sind deine Aufgaben
- Erstellung, Verbuchung und Überwachung von Ausgangsrechnungen sowie Sicherstellung einer termingerechten Fakturierung
- Fachlicher Ansprechpartner für umsatzsteuerliche Fragestellungen im Debitorenumfeld, insbesondere bei internationalen Liefer‑ und Leistungsbeziehungen
- Verantwortung für das Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen, Zahlungsüberwachung und Abstimmung offener Posten
- Durchführung von Bankbuchungen, Kontenabstimmungen sowie debitorenbezogenen Umbuchungen
- Pflege von Stammdaten, Überwachung von Kreditlimits sowie Bearbeitung von Inkasso- und Insolvenzfällen
- Mitarbeit bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach UGB und IFRS
- Kommunikation und Abstimmung mit Vertrieb, Kundendienst und verbundenen Gesellschaften
- Aktive Mitwirkung an Projekten zur Harmonisierung, Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung von Finance-Prozessen
- Mitwirkung der ERP-Transformation sowie Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme
- Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Verantwortungsbereich und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Abläufe
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Ihr Aufgabengebiet:
- Bearbeitung von Umzugs- Lager- und Räumungs-Anfragen, Angebotserstellung, Terminierung und Vorbereitung von Aufträgen
- Allgemeine administrative Aufgaben
- Organisation von Dienstreisen
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Erledigung der laufenden Monats-Buchhaltung Kreditoren/Debitoren/Kassa, Mahnwesen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Deine Aufgaben
- Einholung, Vergleich und Bestellung von Angeboten, sowie bedarfsgerechte Materialbeschaffung
- Auftragsverwaltung (Erfassung von Aufträgen im System, Anlage von Arbeitskarten)
- Debitoren- & Kreditorenbuchhaltung
- Unterstützung in der Personaladministration
- Überprüfung und Verbuchung der Arbeitszeiten
- Telefonischer und schriftlicher Kundenkontakt
- Mahnwesen
- Allgemeine Büroorganisation
- Vorbereitung der Bilanzunterlagen für Steuerberater
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ÜBER UNS
- Laufende Buchführung bis zur Vorbereitung des Jahresabschlusses
- Mahnwesen und Verwaltung offener Posten
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Korrespondenz, Ablage, Datenpflege
- Vorbereitungen Controlling
- Kommunikation mit Studierenden und externen Partnern
- Unterstützung der Heimleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
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Ihre Zukunft bei uns
- Organisation und Koordination der Vermietung und Verwertung von Konzernimmobilien (Immobilienleasing und Eigenstandsimmobilien) sowie sämtlicher Verwertungsaktivitäten hinsichtlich Nutzungs- und Ertragsoptimierung, Branchenmix
- Reduktion des Leerstands, Verhandlung und Erstellung von Miet- und Pachtverträgen, Eintreibung von Rückständen (Verhandlung / gerichtlich)
- Aktives Standortmanagement durch Betreuung von Bestandsmietern zur Attraktivierung des Standorts und Mieterbindung
- Erstellung, Überwachung der Einhaltung der erstellten Budgets und laufende Kostenoptimierung
- Schnittstelle zu Maklern, Hausverwaltungen und Mietinteressenten sowie zu Behörden und Gerichten sowie Steuerberatern, Rechtsanwälten und Notaren
- Konzerninterne Anlaufstelle für andere Abteilungen im Zusammenhang mit Konzernimmobilien (Eigenstand- oder Leasing)
- Organisation und Koordination von Mieterausbauten und Investitionen
- Berichtswesen hinsichtlich Wertentwicklung, Auslastung, Ertragslage, Bewirtschaftungs- und Instandhaltungsaufwand
- Koordination Mietvertrags- und Kautionsverwaltung, Mietvorschreibungen, Jahresabrechnung und Mahnwesen
- Organisation und Leitung von Projekten im Bereich Immobilien, Leasingverwaltung und Beteiligungsverwaltung
- Kalkulationswesen (Projektkalkulation, Berechnungen im immobilienwirtschaftlichen Bereich)
- Unterstützung der Geschäftsführung HIB in operativen und administrativen Belangen
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