Erfolgreicher Recruitingprozess in 5 Schritten

Candidate Experience

Auch wenn die Zukunft im Moment ungewiss ist und vielleicht einige Ihrer Mitarbeiter:innen im Lohnausgleich sind: gerade in Zeiten des Umbruchs sollten Sie sich Gedanken darüber machen, WIE Sie als Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt wahrgenommen werden. Denn gerade in Zeiten des Umbruchs orientieren sich viele Arbeitnehmer:innen neu.

Welche „Candidate Experience“ machen nun Bewerber:innen, die sich für IHR Unternehmen interessieren? Wie gehen Sie mit eingehenden Bewerbungen um? Welche Botschaften sendet IHR Unternehmen im Rahmen des Bewerbungsprozesses aus? Denken Sie doch einmal darüber nach, was alles eine „Botschaft“ an Bewerber:innen sein kann.

Neben Inhalten, die Sie in Ihren Stellenanzeigen und auf Ihren Karrierewebsites/Homepages veröffentlichen, gehen auch von Bewerbungsprozessen oder dem Verhalten und Reaktionen auf Bewerbungen Botschaften aus.

Viele Umfragen unter Bewerber:innen belegen, dass diese auf ihre Bewerbungen oft KEINE Rückmeldung erhalten. Das ist einer der häufigsten Gründe, wieso Bewerber:innen das Interesse an der Firma verlieren und sich auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr bewerben.

Definieren Sie also einen klaren Prozess, wie, von wem und in welchem Zeitrahmen die eingehenden Bewerbungen bei Ihnen im Hause bearbeitet werden. Denn die Prozesse gehören zur Substanz Ihres Unternehmens – zur Arbeitgebersubstanz. Substanz entscheidet auch für den Wettbewerb der Arbeitgeber um die Talente. 

Nutzen Sie den Bewerbungsprozess als Gelegenheit, um bei Ihren Bewerber:innen jedenfalls in positiver Erinnerung zu bleiben. Schicken Sie zeitnah an ALLE Bewerber:innen eine Rückmeldung, sei es auch eine Absage. Auch eine Absage können Sie dazu nutzen, um positive Botschaften an die Bewerber:innen zu senden und das Interesse an Ihrer Firma bei diesen weiterhin aufrecht zu erhalten.

Recruiting-Kennzahlen & Recruiting-Kanäle

Haben Sie bereits erste Anpassungen im Recruiting-Prozess vorgenommen? Vielleicht waren Sie ja überrascht, herauszufinden, dass auch bei Ihnen einige Bewerbungen unbeantwortet geblieben sind. Das ist kein Problem, den ersten Schritt zu einer Optimierung des Recruiting-Prozesses haben Sie bereits gemacht!

Hier möchten wir Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie Ihren Recruiting-Prozess effektiver und zielgerichteter gestalten können.

• Schauen Sie sich in einem ersten Schritt einmal Ihre Recruiting-Kennzahlen an: wie viel kostet Sie eine Neuanstellung (cost to hire)? Unterscheiden sich die Kosten für unterschiedliche Positionen? Wie lange brauchen Sie im Schnitt, um eine vakante Position zu besetzen (time zu hire)? Gibt es hier Unterschiede zwischen den verschiedenen Positionen? Bereits diese beiden Kennzahlen liefern Ihnen wichtige Informationen!
• In einem nächsten Schritt sollten Sie sich die im Rahmen des Bewerbungsprozesses genutzten Kanäle anschauen: Über welche Recruiting-Kanäle suchen Sie Mitarbeiter:innen, über welche Kanäle werden Bewerber:innen auf Sie aufmerksam und melden sich bei Ihnen? Dokumentieren Sie laufend (z.B. in einem Excel-Dokument), über welche Kanäle Bewerbungen bei Ihnen eingehen. Gibt es vielleicht Unterschiede zwischen den verschiedenen Altersgruppen? Ändern sich die genutzten Kanäle abhängig nach Art der offenen Position? Und über welchen Kanal kommen die geeignetsten Bewerber:innen herein?  Dokumentieren Sie doch, bei welchem Kanal die Einstellungsquote am höchsten ist. 

Die Antworten auf all diese Fragen liefern Ihnen wichtige Inputs, wie Sie Ihre Kräfte und Ressourcen in der Personalsuche fokussieren und gezielte Maßnahmen setzen können. Durch das kontinuierliche Monitoring der Kennzahlen werden Sie in Kürze Tendenzen erkennen und können mit diesem Wissen noch zielgerichteter auf dem Arbeitsmarkt agieren.

Wenn dann passende Bewerbungen eingegangen sind, gilt es, im folgenden Auswahlprozess auf die kritischen Erfolgsfaktoren zu achten.

Erfolgsfaktoren im Recruiting-Prozess

Wie ist es Ihnen mit der Analyse Ihrer Kennzahlen ergangen? Konnten Sie die ersten Informationen und Erkenntnisse gewinnen? Das ist großartig!

Je kontinuierlicher Sie sich mit Ihren Recruiting- Kennzahlen beschäftigen, desto klarer werden Sie erkennen, welches die geeigneten Kanäle und Methoden für Ihr Unternehmen sind.

Hier möchten wir Ihnen näherbringen, welches die kritischen Erfolgsfaktoren im Recruiting-Prozess sind. Was erwarten sich Kandidat*innen aktuell von einem „guten Prozess“ und was muss Ihr Unternehmen tun, um aus Jobinteressierten Bewerber:innen und aus Bewerber:innen Mitarbeiter:innen zu machen?

Verschiedene Studien haben sich mit diesem Themenkreis befasst (u.a. unsere eigene lokale Studie sowie verschiedene internationale Untersuchungen) und vielleicht werden Sie überrascht sein, wie einfach die Antwort ist:

• Für einen Großteil der Bewerber:innen ist die Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess ausschlaggebend, d.h. von der Bewerbung bis zur konkreten Rückmeldung wollen Kandidat*innen nicht länger als 2 Wochen warten.  Auch nach dem erfolgten Jobinterview möchten Kandidat*innen zeitnah eine Rückmeldung und erwarten sich eine schnelle Zu- oder Absage innerhalb von 2 Wochen. Je länger der Recruiting-Prozess dauert (vom Erhalt der Bewerbung bis hin zur konkreten Zusage) desto höher die Wahrscheinlichkeit, potenzielle Bewerber:innen auf dem Weg zu verlieren. Umgekehrt können Sie Bewerber:innen zu begeisterten Bewerber:innen machen, wenn Sie kurze Prozessdurchlaufzeiten haben und durch schnelle Reaktionszeiten punkten!
• Weites ist im Bewerbungsprozess für die Kandidat*innen ein Vorstellungsgespräch in einem angenehmen und wertschätzenden Ambiente wichtig. Wenn Sie jemanden die Anspannung ansehen, versuchen Sie, die Situation zu lockern. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Gespräche und vor allem: Stellen Sie möglichst offene Fragen, die die/der Kandidat*in ausführlich (und nicht nur mit „ja“ oder „nein“) beantworten muss. Begegnen Sie den Kandidat*innen auf Augenhöhe und geben Sie klare Auskünfte über die Inhalte der Stelle (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und auch Gehalt). Je präziser und offener Sie Ihre Erwartungen darlegen, desto passendere Kandidat*innen werden Sie finden! Und die Kandidat*innen behalten das Gespräch jedenfalls in positiver Erinnerung. 

Active Sourcing – Bewerber* innendatenbank

So langsam nähern wir uns dem Ende unserer Tipps für ein erfolgreiches Rekrutieren. Nun möchten wir Ihnen eine wertvolle Anregung mitgeben. Deren Umsetzung kann Ihre Personalsuche stark optimieren und Ihre Wahrnehmung als interessanter Arbeitgeber entscheidend verbessern!

Legen Sie sich eine eigene Bewerber:innendatenbank an! Bauen Sie sich eine strukturierte Datenbank auf, in welcher Sie all jene Bewerber:innen erfassen, die sich bei Ihrem Unternehmen bewerben oder beworben haben, denen Sie aber aus den verschiedensten Gründen abgesagt haben.

Das bedeutet zu Beginn zwar etwas zeitlichen Aufwand, der Vorteil für Sie und Ihr Unternehmen liegt jedoch klar auf der Hand: 

• Sie erfassen Bewerber:innen, die Ihr Unternehmen bereits kennen und sich schon einmal ausdrücklich dafür interessiert haben, ein Teil Ihres Teams zu werden.
• Bewahren Sie doch das Interesse der Bewerber:innen für Ihr Unternehmen, indem Sie in regelmäßigen Abständen Kontakt mit ihnen pflegen.
• Mit gezielten Mailings können Sie diese Bewerber:innen einerseits direkt über offene Stellen informieren. Andererseits können Sie die Bewerber:innen auch einfach mit interessanten Informationen über Ihr Unternehmen und dessen weitere Entwicklung versorgen.
• So rufen Sie sich bei den Bewerber:innen immer wieder in Erinnerung und erreichen idealerweise, dass Sie bei einer künftigen Stellenbesetzung auf eine Auswahl von Kandidat*innen zugreifen können, die bereits einmal Interesse an Ihrem Unternehmen gezeigt haben. 

Nutzen Sie diese Möglichkeit, um zielgerichtet „active sourcing“ zu betreiben.

Bitte beachten Sie unbedingt die Datenschutzbestimmungen!

Recruiting-Prozess jetzt optimieren

Haben Sie Zeit gefunden, um mit dem Aufbau einer Bewerber:innendatenbank zu beginnen? Ja? Herzlichen Glückwunsch. Das ist ein wichtiger Schritt zu einem effizienten, selbstbestimmten und zielorientierten Handeln am Arbeitsmarkt.

Vielleicht zeigen sich bereits die ersten Erfolge. Nein? Hat Sie die tägliche operative Arbeit in diesen herausfordernden Zeiten überrollt? Keine Sorge, Sie sind in guter Gesellschaft!

Jede*r Sportler:in hat einen Coach, damit er seine Ziele erreicht und die Priorisierung in den Griff bekommt. Auch für die Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses ist ein Coach oder ein:e Begleiter:in sicherlich hilfreich!

Besprechen Sie doch einfach Ihre Fragen zum Recruiting-Prozess in Ihrem Haus mit unseren Expert:innen! Wir sind für Sie da und helfen gerne weiter! Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre aktuelle Situation und geben Ihnen wertvolle konkrete Tipps, die Sie rasch und effizient umsetzen können.

Buchen Sie jetzt ein kostenfreies Beratungsgespräch! In diesen 30 Minuten besprechen wir Ihre Anliegen im Bereich Recruiting und klären ab, ob und wie wir Sie am besten unterstützen können!

Mit besten Grüßen

Ihr Business Pool Team in Zusammenarbeit mit tirolerjobs.at