Entspannt in den Urlaub – Richtige Vor- und Nachbereitung für eine stressfreie Auszeit

Die Vorfreude auf den gebuchten Urlaub am Strand, in den Bergen oder in fremden Städten ist oft schon Wochen vor der Reise groß. Gleichzeitig muss es im Betrieb weitergehen und Kolleg*innen in deiner Abwesenheit einen Teil deiner Aufgaben erledigen. Sowohl für dich als auch für die Vertretung kann deine Fernreise aber auch Stress bedeuten. Mit einer rechtzeitigen Vorbereitung lassen sich aber Unannehmlichkeiten in der Urlaubszeit vermindern. Daher nimm dir Zeit, deine Arbeitsabläufe durchzudenken, mache dir Notizen und beginne früh genug mit den Vorbereitungen für deine Auszeit.

Urlaubsvorbereitung am Arbeitsplatz

Die Abwesenheit vom Arbeitsplatz muss vorbereitet werden. Am Freitag einfach zu verschwinden ist weder für die Kolleg*innen angenehm, noch ist eine sanfte Rückkehr möglich, da alle Aufgaben unerledigt auf dich warten werden. Optimalerweise beginnt man bereits zehn bis 14 Tage vor Urlaubsantritt, sich mental auf die Abwesenheit vorzubereiten und Aufgaben zu sammeln. Selbstverständlich solltest du alle betroffenen Kolleg*innen rechtzeitig über deine Abwesenheit informieren. Vergiss dabei niemanden aus anderen Abteilungen, die dir eventuell zuarbeiten oder bei Projekten mit dir in einem Team sind. Hast du einmal die Basisinformationen für deine Abwesenheit zusammengetragen, hilft dir diese Checkliste für alle weiteren Abwesenheiten. Für den Fall, dass du einmal länger krank sein solltest, kannst du deine gesammelten Informationen auch bei einer Vertretung in der Abteilung hinterlegen. So gibst du dem Team im Ernstfall einen ersten Ansatzpunkt, was zu erledigen ist. 

Prioritäten setzen

Klar ist: Alleine kann niemand alle deine Aufgaben vollständig übernehmen, da er*sie ja selbst einen Job mit vielen Tätigkeiten hat. Daher ist es nötig, wichtige Aufgaben zu priorisieren und andere auf nach dem Urlaub zu verschieben. Beispielsweise können deine täglichen Aufgaben in drei Gruppen eingeteilt werden: Kategorie 1 MUSS erledigt werden, da es sich um unaufschiebbare Dinge handelt wie zum Beispiel dringende Kundenanfragen oder die Lohnverrechnung. Aufgaben der Kategorie 2 KÖNNEN erledigt werden, sollte es ruhigere Tage und freie Kapazitäten geben und Aufgaben in Kategorie 3 können unbeachtet und ohne schlechtes Gewissen auf nach dem Urlaub warten. So verhindert man, dass Kolleg*innen mit der Fülle an zusätzlichen Aufgaben überfordert sind oder die falschen Aufgaben als wichtig erachten. Steht die Urlaubsplanung schon länger, gibt es sicher auch Tätigkeiten, die bis zu einem gewissen Grad vorgearbeitet werden können und wo du die Arbeitsbelastung für deine Teamkolleg*innen vermindern kannst. 

Aufgaben besprechen

In den seltensten Fällen weiß die Vertretung, womit du dich den ganzen Tag lang beschäftigst und wann welche Tätigkeiten anfallen. Daher ist es von Vorteil, sich einige Tage vor Urlaubsantritt (nicht am letzten Tag!) mit der Vertretung zusammenzusetzen und Aufgabenlisten und Prioritäten durchzugehen. So können Fragen gleich beantwortet werden und sollten Unklarheiten auftreten, hat man noch Zeit, diese gemeinsam zu klären. Zusätzliche Aufgaben zu übernehmen bedeutet für deine Kolleg*innen auch Stress. Je genauer sie wissen, was sie zu tun haben, desto leichter wird es ihnen fallen, diese Tätigkeiten einzuschieben und zu deiner Zufriedenheit zu erledigen.

Aufgaben verschriftlichen

Haben deine Kolleg*innen und du deine Abwesenheit besprochen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass alles gut läuft. Zur Sicherheit empfielt sich aber, das Besprochene noch einmal schriftlich festzuhalten, die Prioriäten (farblich) zu markieren und den Fahrplan auf einem Blatt Papier zu visualisieren. Im Eifer des Gefechts kann es passieren, dass sonst Aufgaben vergessen werden oder sich dein:e Kolleg*in nicht mehr ganz sicher ist, welche Aufgabe jetzt die wichtigste war. Auch super: Das Team am letzten Tag der Anwesenheit schriflich an deinen bevorstehenden Urlaub erinnern und das Aufgabenpapier zur Sicherheit noch einmal digital als E-Mailanhang verschicken. Eine (durchaus angebrachte) Schadenfreude kannst du dir für das gute Betriebsklima aber sparen, verwende die Abschiedszeilen lieber für einen Dank im Voraus und die Freude auf das Wiedersehen. 

Es lohnt sich für alle Beteiligten, in die Vorbereitung deines Urlaubs etwas Zeit und Mühe zu investieren. Je besser du deine Vertretung einschulst und Aufgaben definierst, desto eher werden Tätigkeiten in deiner Abwesenheit erfolgreich bearbeitet und es erwartet dich nach der Rückkehr kein Berg an unerledigten Aufgaben, zornige Arbeitskolleg*innen oder reklamierende Kund*innen!

Nach der Rückkehr

Der Urlaub ist vorbei und der Arbeitsplatz wartet wieder auf dich. Komm entspannt zurück, sortiere dich neu und erfreue dich an den positiven Erinnerungen, die du in den vergangenen Wochen geschaffen hast. Vielleicht hast du ein kleines Souvenier mitgebracht, das dich, am Schreibtisch platziert, an die schöne Zeit erinnert und im Arbeitsalltag eine kleine Gedankenpause auslöst. 

Überblick verschaffen

Am ersten Tag nach dem Urlaub musst du nicht deine Abteilung retten oder den Jahresgewinn erarbeiten. Sprich: Starte ruhig und gelassen und nimm die Achtsamkeit des Urlaubes auch an den Arbeitsplatz mit. Gewisse Dinge haben zwei Wochen warten können, dann kommt es auf den einen Tag auch nicht an. Das heißt: erst einmal einen Überblick verschaffen. Gehe in Ruhe deine E-Mails und Nachrichten durch und besprich Neuigkeiten mit Kolleg*innen und deiner Vertretung. Was ist passiert, hat sich im Unternehmen vielleicht etwas geändert? Wichtige Aufgaben kannst du dir notieren oder markieren, damit du sie im Laufe des Tages abarbeitest. Deine Führungskraft wird dich vermutlich wieder willkommen heißen und dir ein Update geben, sofern sich etwas Besonderes ereignet hat. Kommt dein:e Chef*in nicht auf dich zu, kannst du dich selbst aktiv zurückmelden und nach den neuesten Informationen fragen. 

Schön ist, wenn du voll motiviert aus der Arbeitspause zurückkehrst. Mache allerdings nicht den Fehler, die ganze Energie in den nächsten Tagen wieder zu verschießen. Das bedeutet: Pausen machen, strukturiert vorgehen, die eigene Ordnung wiederherstellen und vor allem pünktlich nach Hause gehen!

Danken

Für den guten Zusammenhalt unter Kolleg*innen ist Wertschätzung das A und O. Deine Vertretung freut sich bestimmt über Rückfragen, wie es denn in der Abwesenheit funktioniert hat und wie es ihm oder ihr dabei ging. Falls Unklarheiten bestanden haben, kann man diese für das nächste Mal ausmerzen und noch geschickter vorbereiten. Ein Danke oder eine kleine Aufmerksamkeit aus dem Urlaub entlohnt Kolleg*innen für den zusätzlichen Stress und sorgt für Freude. Somit kannst du noch entspannter in den nächsten Urlaub starten!

Tipp: Ist man selber die Urlaubsvertretung für Kolleg*nnen, ist es empfehlenswert, früh genug Hinweise und Arbeitsanweisungen einzufordern. Schließlich ist es für euch beide unangenehm, wenn Aufgaben aufgrund von Überforderung oder Unwissenheit nicht erledigt werden oder gar Fehler passieren.